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赤子之心共兴德庄 甘为绿叶重任肩扛

2017-06-26 14:35

赤子之心共兴德庄

甘为绿叶重任肩扛

——行政人事部的自白书

   如果把我们的德庄大家庭喻为一颗参天大树,那董事会便是坚实的根基,一线业务输出部门,如连锁公司、产品营销中心、物流配送中心等就是直入云天的枝干,遍布全国各地的店面便是齐放的百花和累累的硕果,而我们行政人事部等后勤部门就是其中朴素平凡的绿叶。

   从外界看来,行政人事的日常琐碎工作有时看起来“微之不足道”,我们部门规模可能不大,我们的身份可能渺小,但这丝毫不意味着我们不重要,正如毕淑敏曾说:“要时刻告诉我们自己,是的,我很重要!”。

   而现代企业的行政人事管理部门相较于业务部门而言,可以称作为幕僚部门。她通常站在业务部门身后,默默肩负着整个公司的后勤和人事管理重任,她不仅为公司正常的运转提供了保障平台,而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。

   意识到这样的重要性,从今年4月开始,我们部门在夏总的带领下再一次组织学习了德鲁克大师的《卓有成效的管理者》一书,让新老员工对“贡献”“成效”“管理者”等词有了更加深刻和清晰的理解与认识,与此同时,我们又再一次反思和自问:

1、我们对企业的贡献,即核心的业务输出是什么?

2、我们服务对象包含哪些?

3、他们对我们有哪些要求和期望?

4、下一步我们应该怎么样做才能真正满足企业和服务对象对我们的要求?

   通过部门全体员工的积极思索和集思广益,以及归纳总结其他部门给予我们的反馈意见,我们得到的答案如下:

一、绿叶的养分输出——“服务”“管理”“协调”三大职能、六大业务输出内容

   行政人事管理工作是一个企业的总后勤内管家,牵涉到人、事、财、物各个方面,头绪繁多,面广量大,而究其职能主要是:服务、管理和协调,具体的业务输出主要有以下六方面:

1、 为集团公司引进、输出人才

    人才战略是集团公司重要战略,要长期坚持且不动摇。2016年-2018年集团公司处于第二个三年规划时期,是跨越式发展的重要时期,面临着机遇和挑战。为了抓住机遇,迎接挑战,实现集团公司经济目标、管理目标和团队目标三重目标的发展愿景,必须增强核心竞争力,提高员工素质,把人才做为重视战略予以高度重视,这是集团公司战略中要牢牢把握住的战略方向。

以战略目标导向进行人才战略规划,全面实施人才战略,以培养、吸引、用好人才三个环节,加快人才队伍建设步伐,缓解人才短缺的状况,为集团公司实现三年战略规划助力

根据集团公司发展目标,基于集团公司现有人才现状分析,未来两年,集团公司对人才的需求,无论是在数量上、质量上,还是结构上都应体现出高标准、严要求。

   (1)2017年招聘任务是:经营管理类人才共7名,其中区域经理1人、店长2人、厨房经理2人;科技型人才7名,以食品研发、品质管理专业为主的专业人才,以满足集团公司对专业人才的需求,培养4名具有中级职称,思想政治和业务能力突出,有培养前途的中青年专业技术人员,业务水平达到国内同行先进水平,成为管理岗位带头人;加强科技人才的继续工程教育,全面提高科技人员队伍的整体素质;销售型干部两名,一名为市场营销总监,一名为营销策划主任;以及根据实际经营和管理任务招聘数名整体素质高、综合能力强的连锁型人才工程与采购、财务、品控、人资、营销专业人才。

   (2)专业人才培养计划:为适应新形势下企业发展要求及人才发展战略,在集团内部甄选出14名具有创新意识、学习力及能动性突出的员工进行重点培养,致力打造在业务、技术、创新等领域可持续领跑的技术骨干。

行政人事部要负责优培人员的选拔、培训的统筹和牵头实施工作,组织第一批优培人员每月一次组织思想交流会,在会上大家共同讨论此次培训中的进步、解决问题的方式方法。

   (3)晋升管理:为合理选拔优秀人才为企业所用,创造价值,并为员工搭建职业发展、岗位晋升平台,行政人事部要负责集团各部门、分公司副主任副经理及以上(产品营销中心大区经理及以上)职务拟晋升人员通用制度的培训、业务能力评估、民主评议、述职答辩、公示等晋升管理工作。人员晋升考核及培训每半年进行一次,分别在6月和12月进行,现阶段已为直营一部输出店长1名、厨房经理1名,物流配送中心有4名员工、营销中心1名员工现已通过晋升申请进入业务能力评估和培养阶段。

2、 做业务部门合作伙伴

   负责1891店经营管理:南滨路后花园店是公司重点打造的形象店、样板店,从今年2月开始,行政人事部接到1891店的辅助管理、门店升级任务,任务的主要内容是将1891店打造成人气示范店、标准输出和人才输出样板店。

要做到这样的样板门店,必须要做好以下职责:

  (1) 管理人员明确职责分工:店经理除了门店的统筹管理外,主要负责门店的经营提升,其他管理人员则主抓日常事务性工作的管理。店经理花费大量精力在发展门店会员、旅游团的接洽和日常顾客的维护上,这些举措大大提升了门店的业绩,5月份已突破实收50万元大关;

  (2) 制定并执行《1891店人才输出种子培养计划》:从人员招募、培训计划到管理人员月度考核体系、员工晋升晋级规定,再落实到各级员工薪资标准,切实保障每一位员工在门店的稳定与发展;

  (3) 建立各项检查制度:标准输出的关键环节就是固化执行,因此我们建立了《店经理日常工作评估表》、《门店输出标准执行检查表》,以周为检查周期进行评估并由店经理签字确认,并将评估分数加入管理人员月度考核内,从而逐步固化各类标准在门店的落实执行。

  (4) 做好人才培养工作:无论是直营一部的管理人员还是加盟店前来学习的人员,我们重视每一位员工在1891店的学习情况,并制定《员工到店学习情况记录表》。不仅如此,我们还在学习期末对学习人员进行了系统考核,以保证学习效果,从过程到考核结果形成完整的学习档案交到用人部门。

3、 夯实企业精神,宣导公司的企业文化

   企业文化是企业的灵魂,无论是“以德经商、以德兴庄”经营理念,还是“科技兴火锅、绿色兴火锅、文化兴火锅”的发展方针都能反映出德庄生产经营活动中的战略目标、群体意识价值观念和道德规范。

在集团公司2015年年终总结暨2016年工作计划中,明确了集团公司未来三年的战略规划,并确定了“323战略”,即管理目标是“服务、高效、价值”,并在日常工作中,如员工大会、早安德庄信息平台等不断宣导和践行这一战略。

4、负责建立和管理公司信息化网络平台

   信息化平台主要有三大系统:OA办公系统、云视频远程管理系统、简厨系统。此平台在领导的大力支持和全体同事的积极配合下,已完成初步建设阶段。

   信息化平台的建立能促进内部信息交流和知识共享,能大大提高各级员工的工作效率,紧密贴合了公司发展现状并对下阶段信息化平台建设打下坚实基础。

5、负责总务管理

   没有后勤的保障,就保证不了公司正常稳定的运转,集团后勤保障工作涵盖食、住、行、环境、安全等方方面面,必须负责加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境、车辆的管理。

6、安全保卫

   加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理,同时对员工进行安全教育,贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想,创造一个安宁祥和的工作、生活环境,保证公司员工的生命财产安全。

二、绿叶的“客户”——内部为所有部门和全体员工、外部是各行政职能部门和行业协会等

    行政人事部作为大后勤部门,极力倡导和践行公司提出的“323战略”,“服务”作为“323战略”的核心更是要贯彻于我们部门工作的方方面面。

   而我们负责服务的内部对象与其他部门有所不同,我们需要服务的是全公司各个业务部门和全体员工,这体现在制度建设、基础服务、人才输出三大方面。

   1、制度建设:制度不简单是约束而更多的是保障和激励作用,这正如国家的交通安全法规,我们建立基础的考勤制度、宿舍制度、奖罚制度等能让员工清晰了解企业制度的边界和底线,让全体员工在安全有序的制度环境里安心工作。而薪酬制度、奖金制度等又能充分调动员工积极性,建立公平、公正、公开的激励机制,从而最终实现企业和员工目标的共赢。

   2、基础服务:后勤部门最重要的职能就是服务,除了通常我们看得见的服务:如提供办公用品、规范员工宿舍、改良员工餐食和安排车辆出行等等,还有很多基础工作是外界难以看到但却意义重大的基础工作。记得今年5月初,门岗因为询问不彻底让一名推销人员进入公司,后勤主管徐勇正好在门口区域巡查,他敏锐地察觉出这名外来人员的异常并将他礼貌地请出公司。后来徐主管意识到问题的严重性,召集门岗人员开会,再次强调公司纪律和门岗岗位的重要性,从重地处罚了那名失职员工,还为此重新培训了门岗制度和奖罚制度并进行考核,坚决杜绝此类事件的发生。

   后勤工作无小事,也许我们正享受着安全、惬意、舒适的工作环境,而这背后有我们后勤各层员工的默默付出和坚持,他们是我们的幕后英雄。

   3、人才输出:现代企业的竞争说到底就是人才的竞争,除了基础的人员招聘和甄选并做好薪酬福利保障外,人才培养即培养企业未来需要的人才,是每个像德庄一样成熟的企业持续发展的源动力。我们部门为了满足各个业务部门的人员需求,不仅不断开拓招聘渠道、提升招聘人员的效率、加强与各个部门的沟通等,我们还将工作重点放在了员工培养上。专业化人才培训班的建立,为企业现阶段的青年管理层提供了业务发展、能力提升的学习平台;各种形式的外训为最大限度满足各部门员工发展的培训需求;返回工作岗位后的转训管理也能充分发挥“一人培训、多人受益”的外训原则。

   而作为中国火锅餐饮的领军品牌,我们还要服务于外部“客户”,即各大企事业机关的行政职能部门,包括工商、税务、人社等,为他们提供真实有效的行业数据和信息反馈。餐饮、火锅行业的各类协会也是我们服务的外部“客户”,为每一次会议、活动提供人力、物力的保障工作。

 

三、“客户”对绿叶的要求——注重细节、有序管理、切实保障、服务高效

   常言道:虚心使人进步,骄傲使人落后。行政人事的工作虽然繁杂,而我们也尽我们所能做好工作中的每一件小事,但我们深知工作中也难免疏忽遗漏、不尽人意。

   从各种会议上领导对我们部门提出的要求和期望,以及日常各部对我们的意见、建议的反馈,我们知晓了他们对我们的服务支持工作的要求,即注重细节、有序管理、切实保障、服务高效。

1、注重细节

  都说行政人事工作细小和繁杂,而我们德庄已经是18年历史的成熟企业,日常运转中更需要从细节处找问题然后去落实。公司文化墙上的“细节决定成败”七个大字更是为了时刻警示和激励我们要从细节做起、从小事做起。例如,一次员工餐中出现的小异物,服务部门及时给予我们反馈,而后我们第一时间找到反馈人致歉并对能给我们提出意见的行为表示由衷感谢。事后我们完善《食堂投诉处理办法》,规范类似投诉的处理流程和改进方案,明确了责任人和奖罚条例。

从这类案例中,我们意识到服务对象对我们细节的关注和要求,我们也唯有勤勤恳恳、不放过任何一个细节才能让行政人事工作百无一疏。

2、有序管理

   公司总部现有员工累计300百余人,分公司和各中心、部门加起来有十余个,要想让各部门正常、高效地运转,对我们是否做到有序管理也提出了高要求。例如,每一个员工的招、育、用、去、留都是一套完善的用人机制,其中每一个环节都需要行政人事部建立、规范规章制度和做好沟通与关怀。

3、切实保障

   各个服务部门都不希望行政人事的管理停留在“制度在墙面高挂、口头承诺言虚滑”的层面,我们的工作如果不落到实处、解决实际问题,那最终所谓保障只是一纸空谈。记得5月的一个周五晚上,我们临时接到凤凰卫视第二天来我司拍摄需做紧急筹备事宜,负责后勤基础工作的宋蕾同志立刻连夜给各个部门负责人沟通协调人员。为了保证拍摄工作的顺利进行,第二天部门全员加班,与主办方和店方充分接洽、细致筹划,拍摄工作终于圆满完成。

   这一的案例告诉我们要随时做好接受任务的准备,用实际行动来保障其他各部门的任务的顺利完成。

4、行动高效

   从外部看来,行政人事部的员工大多文科出身,有时语言能力高于行动力,而我们的工作往往是服务部门任务的一个细小环节,如人员协调安排、物资物料的准备等。但越是细致的工作越要求我们反应敏锐、行动迅速,为服务部门节约准备时间、提高他们的工作效率,在幕后做好服务工作。5月中旬,一种名为“WannaCry”的勒索病毒肆虐全球,我们部门在接到消息的第一时间关闭了公司了外网数据传输渠道,先从源头阻截了病毒的入侵,并在公司各大信息平台发布消息和解决方案。现代企业的运转必须依赖于网络的安全运行,这就对我们部门的网络管理提出高要求,为此,第二天负责网络安全的徐胜和唐鹏早上六点多就来到公司,协调各分公司网管人员逐部门、逐个电脑地安装补丁,并以最快的速度恢复网络,保证公司各部门工作的顺利开展。

 

四、绿叶的行动承诺——加强沟通、注重学习、细化目标、提高行动力

   我们善于听取服务部门的意见,我们也深知自己的不足,怀着“没有最好,只有更好”的做事原则来提升我们的服务质量。因此,我们要从以下几个措施来提升部门的行动力以便于更好地为我们的“客户”服务。

1、加强沟通

   在日常的工作联络中,夏总要求我们“走出去”,即加强与服务部门的沟通协作和学习交流。虽然现代科技日新月异,沟通的方式变得多元化,我们足不出办公室,用OA、微信、QQ等信息工具就能做好基础沟通。但人无论在工作还是生活中都需要情感的交流和传递,对每一位新员工面带微笑的培训和讲解、对每一个任务需求的面对面应答和反馈、与每一位外训员工当面地交流和解答,无障碍、真诚地沟通让工作变得高效又愉快,减少情感内耗又提升了团队凝聚力、向心力。

2、注重学习

   古人云:书山有路勤为径、学海无涯苦作舟,古今中外,国家的盛衰、企业的成败、个人的得失无疑都与学习借鉴、进步成长密切相关。我们深知“学不可以已”,要让部门工作更上一层楼,我们不能闭关自守、止步当下,唯有不断学习才能将工作做得更有成效。

   学习的途径和渠道多种多样,我们主要从开展读书会、积极参加内外部培训和回部转训、每日工作小结、向其他部门虚心学习等方式来实现。

3、细化目标

   不积跬步无以致千里,再高的山峰也要一步步攀登到达顶点。工作也亦如此,我们仅仅围绕公司2016年—2018年的三年规划,并将部门工作分解到年度和半年度,在具体执行的过程中,再分解到每个月、每周。而从今年5月份开始,我们执行工作日结制,并且反思我们每日的重点工作是够有助于完成周目标乃至月目标,这样顺向和逆向的工作规划管理能保证顺利完成部门三年规划,为公司总计划的完成做出贡献。

4、提高行动力

   提高行动力包含提升服务主动性和解决问题的能力两个层面,在精神上更要对工作的未知因素没有畏难情绪,不怕困难与挫折,坚决完成任务。

   主动领受任务,主动发现问题,建立各种预警机制,对重大问题有所预备。俗话说:“防火胜于灭火”,将问题和危机预防在发生之前或者处理在萌芽状态才是真正解决问题的关键。而遇到紧急情况和临时任务时,积极和上级部门和其他服务部门商讨工作任务中的重点、难点,不需要上级督促和提醒,主动沟通和反馈,力求在最短的时间、以最快的速度、找到最好的办法来处理工作中遇到的各类困难和任务。

 

最后,无论是绿色还是红花、老根抑或新芽,让我们共同支撑起德庄这棵大树的满目锦绣!“今年花胜去年红,料得明年花更好”,我们也衷心地祝愿德庄这棵大树充足汲取养分,越来越好,更加地挺拔伟岸,凌云参天。

 

                                                 行政人事部


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